BHXH điện tử là gì? Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời chuyển đổi số
Tháng tư 29, 2025 | Bảo hiểmHiện nay, việc kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) theo phương thức thủ công còn tồn tại nhiều bất cập. Trong xu thế chuyển đổi số, BHXH điện tử đang dần trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho việc thay đổi này chưa? Cùng BEE PRO tìm hiểu loại hình BHXH này qua bài viết dưới đây!
Xem thêm:
- Một số điểm mới trong Thông tư 05/2024/TT-BYT bạn cần lưu ý
- Điểm mới quan trọng của Nghị định 68/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính
- Thay đổi bổ sung ngành nghề kinh doanh: Quy trình, hồ sơ và nơi nộp
BHXH điện tử là gì? Doanh nghiệp được gì khi áp dụng?
BHXH điện tử là hình thức giao dịch hồ sơ, thủ tục bảo hiểm xã hội thông qua môi trường số. Thay vì phải in ấn và nộp trực tiếp hồ sơ tại cơ quan BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quá trình kê khai, ký số và gửi dữ liệu thông qua phần mềm hoặc cổng giao dịch điện tử.
Trong thời đại số hóa, hình thức này không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Đối với doanh nghiệp, bảo hiểm xã hội điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách chính xác, minh bạch.
Việc áp dụng BHXH điện tử cũng thể hiện cam kết của doanh nghiệp trong việc hiện đại hóa quy trình vận hành, tăng tính chuyên nghiệp và sẵn sàng hội nhập với các nền tảng quản trị tiên tiến.
Lợi ích của BHXH điện tử đối với doanh nghiệp
BHXH điện tử không chỉ đơn thuần là chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang dữ liệu số, mà còn mang lại nhiều lợi ích cụ thể, nhất là đối với các doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu bộ máy vận hành nội bộ. Một số lợi ít nổi bật có thể kể đến:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Trước hết, lợi ích rõ ràng nhất là tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc nhân viên phải đến cơ quan BHXH nộp hồ sơ, chờ đợi xử lý, bổ sung tài liệu… thường mất cả ngày làm việc. Với BHXH điện tử, doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác đơn giản để hoàn tất quy trình trong vài phút.
Giảm thiểu sai sót
Tiếp theo, hệ thống điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai. Tính năng cảnh báo lỗi, kiểm tra chéo dữ liệu và đồng bộ thông tin sẽ giúp doanh nghiệp tránh các lỗi phổ biến khi nhập tay như thiếu giấy tờ, ghi sai mã số BHXH, sai mức đóng,…
Chủ động kiểm tra tình trạng hồ sơ
Một lợi ích quan trọng khác là khả năng chủ động kiểm tra tình trạng hồ sơ theo thời gian thực, giúp bộ phận nhân sự theo dõi dễ dàng mà không phải liên hệ nhiều lần với cơ quan BHXH.
Tóm lại, việc áp dụng BHXH điện tử vừa thuận tiện, vừa là cách để doanh nghiệp nâng cao năng suất, hạn chế rủi ro và tăng tính minh bạch trong hoạt động quản lý lao động.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai BHXH điện tử?
Để sử dụng BHXH điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số yếu tố kỹ thuật và nhân sự để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru ngay từ đầu. Một số yêu cầu chuẩn bị bao gồm:
- Chữ ký số: điều kiện bắt buộc là phải có chữ ký số hợp lệ do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực số được cấp phép. Chữ ký số là công cụ xác thực thông tin và đảm bảo tính pháp lý trong các giao dịch điện tử.
- Giao dịch điện tử với cơ quan BHXH: doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH thông qua Cổng thông tin BHXH Việt Nam hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ IVAN được cấp phép.
- Phần mềm: tùy vào nhu cầu và ngân sách, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng như MISA, VNPT, EFY, TS24,… Đây là các phần mềm được tích hợp sẵn nhiều chức năng như kê khai, ký số, gửi hồ sơ và quản lý báo cáo.
- Đào tạo nhân sự: đây là yếu tố quan trọng không thể thiếu, giúp phụ trách hồ sơ BHXH. Nhân viên cần hiểu quy trình, nắm rõ các biểu mẫu và biết cách vận hành phần mềm để tránh sai sót và xử lý kịp thời các phát sinh.
Việc chuẩn bị đầy đủ về kỹ thuật và nhân sự là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành BHXH điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Đây cũng là tiền đề để doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản lý lao động trong thời kỳ số hóa.
Hướng dẫn quy trình đăng ký và kê khai BHXH điện tử cho doanh nghiệp
Việc triển khai BHXH điện tử không quá phức tạp nếu doanh nghiệp thực hiện đúng theo quy trình chuẩn sau đây:
Bước 1: Doanh nghiệp đăng ký giao dịch điện tử với BHXH Việt Nam bằng cách truy cập https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn và làm theo hướng dẫn.
Bước 2: Tích hợp chữ ký số vào phần mềm hoặc hệ thống giao dịch. Doanh nghiệp cũng có thể chọn sử dụng dịch vụ IVAN của bên thứ ba để được hỗ trợ trọn gói.
Bước 3: Cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai BHXH điện tử (chẳng hạn như MISA meInvoice, VNPT BHXH, TS24 iBHXH,…).
Bước 4: Nhập dữ liệu hồ sơ, kiểm tra, ký điện tử và gửi hồ sơ qua hệ thống.
Bước 5: Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ, nhận phản hồi từ cơ quan BHXH và hoàn tất thủ tục.
Quy trình trên tương đối dễ triển khai và có thể hoàn tất trong vòng 1–2 ngày nếu chuẩn bị đầy đủ. Đây là bước chuyển quan trọng giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản trị nhân sự.
Doanh nghiệp nên chọn phần mềm/ nền tảng BHXH điện tử nào?
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ kê khai và nộp hồ sơ BHXH điện tử. Mỗi phần mềm có điểm mạnh riêng, và doanh nghiệp nên cân nhắc theo quy mô, nhu cầu sử dụng và ngân sách.
Một số phần mềm được doanh nghiệp tin dùng gồm:
- MISA eBHXH: giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có khả năng tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán MISA.
- VNPT IVAN: được phát triển bởi tập đoàn viễn thông nhà nước, có độ tin cậy cao và mạng lưới hỗ trợ rộng.
- TS24 iBHXH: nổi bật với tính năng quản lý hồ sơ theo từng lao động, phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
- EFY eBHXH: có dịch vụ hỗ trợ tận nơi và linh hoạt tích hợp với nhiều hệ thống khác.
Doanh nghiệp nên ưu tiên chọn phần mềm có tích hợp sẵn trong quy trình kế toán – nhân sự, có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và được cập nhật thường xuyên theo quy định mới của BHXH Việt Nam.
Kết luận
Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, BHXH điện tử là giải pháp không thể thiếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí và tuân thủ pháp luật một cách nhanh chóng, minh bạch. Nếu bạn còn câu hỏi nào về chủ đề này hãy bình luận bên dưới để được BEE PRO giải đáp nhé!
BEE PRO
Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Cập nhật các bài viết từ BEE PRO để biết thêm thông tin mới nhất về kế toán, thuế và các quy định chính sách cập nhật.
BEE PRO – Đồng hành tận tâm!
