THỦ TỤC CHUYỂN ĐỔI HỘ KINH DOANH LÊN DOANH NGHIỆP TỪ 01/07/2025

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp cần thủ tục gì, hồ sơ ra sao và mang lại lợi ích gì? BeePro cập nhật quy định mới giúp bạn chuyển đổi dễ dàng

1. PHÁP LÝ MỚI ÁP DỤNG TỪ 01/07/2025

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã thay thế cho Nghị định 01/2021/NĐ-CP kể từ ngày 01/07/2025, thủ  tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp được áp dụng quy trình mới, có nhiều điểm cập nhật về hồ sơ và quy trình triển khai

2. TẠI SAO NÊN CHUYỂN ĐỔI HỘ KINH DOANH LÊN DOANH NGHIỆP?

Hộ kinh doanh cá thể là mô hình khá phổ biến tại Việt Nam, tuy mức độ phổ biến cao nhưng vẫn gặp phải một số hạn chế về quy mô, quá trình hoạt động,… Vì đó, cách khắc phục cho các hộ kinh doanh muốn mở rộng quy mô là chuyển đổi thành doanh nghiệp để có thể sử dụng những quyền hạn mà chỉ khi trở thành doanh nghiệp mà bạn mới có. 

3. ĐIỀU KIỆN CHUYỂN ĐỔI TỪ HỘ KINH DOANH SANG DOANH NGHIỆP LÀ GÌ?

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể chuyển đổi thành doanh nghiệp nếu hộ kinh doanh đạt đủ các điều kiện theo quy định. 

Tuy nhiên, pháp luật không quy định cụ thể điều kiện chuyển đổi mà điều kiện chủ yếu vẫn là quy định về hồ sơ và thủ tục. Về cơ bản, việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp cần tuân thủ quy định chung về thành lập doanh nghiệp, như: 

• Ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh 
• Tên doanh nghiệp phải được đặt đúng quy định Luật Doanh nghiệp, không trùng lặp, không vi phạm các quy định về đặt tên 
• Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Hồ sơ phải đáp ứng các yêu cầu về giấy tờ, biểu mẫu quy định của từng loại hình doanh nghiệp 
• Nộp đủ các loại phí theo quy định đăng ký doanh nghiệp

4. THỦ TỤC CHUYỂN ĐỔI LÊN DOANH NGHIỆP

Bước 1: Lập hồ sơ 

Hồ sơ chuyển đổi bao gồm: 

• Bản chính giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh 
• Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký thuế
• Điều lệ công ty 
• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Danh sách thành viên nếu công ty bạn có từ hai thành viên trở lên, công ty hợp danh hoặc danh sách cổ đông sáng lập
• Bản sao hợp lệ CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ
• Bản sao hợp lệ CCCD/ hộ chiếu của người được ủy quyền

Trường hợp thành viên góp vốn thành lập công ty thì cần bổ sung: Bản sao hợp lệ quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Lưu ý: Nếu chủ hộ muốn thành lập công ty TNHH một thành viên thì sẽ đơn giản hơn so với công ty cổ phần 

Bước 2: Nộp hồ sơ

Cách 1: Nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh- Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở

Cách 2: Hoặc có thể nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp 

Cách 3: Liên hệ trực tiếp với dịch vụ thành lập doanh nghiệp/công ty trọn gói để được hỗ trợ ngay từ bước 1 

Bước 3: Chờ xử lý hồ sơ

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và các mục cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ. Việc này có thể mất thêm vài ngày hoặc thậm chí vài tuần nếu hồ sơ có nhiều sai sót.

5. THỦ TỤC SAU KHI ĐƯỢC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN

• Khắc dấu công ty 

Trong vòng 1 ngày kể từ khi nhận được Giấy chứng nhận, bạn cần đi khắc dấu công ty và phải công khai mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

 Đây là bước bắt buộc để thực hiện các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Sau khi mở tài khoản, bạn phải thông báo số tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế.

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Chữ ký số là công cụ bắt buộc để kê khai thuế, nộp thuế điện tử và thực hiện các giao dịch trực tuyến với cơ quan nhà nước

• Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử: 

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Sau khi được chấp nhận, bạn có thể lập và phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng.

• Thực hiện các nghĩa vụ thuế ban đầu

Một trong những vấn đề quan trọng nhất cần lưu ý là các nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý phát sinh sau khi chuyển đổi.

Trách nhiệm vô hạn của chủ hộ kinh doanh cũ: Dù đã chuyển đổi thành công ty TNHH hoặc công ty cổ phần (trách nhiệm hữu hạn), nhưng chủ hộ kinh doanh vẫn phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ phát sinh khi còn là hộ kinh doanh. Đây là một điểm khác biệt lớn và rất quan trọng mà nhiều người bỏ qua.

Nghĩa vụ về thuế: Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ chế độ kế toán và nghĩa vụ thuế phức tạp hơn nhiều so với hộ kinh doanh.Việc kê khai và nộp thuế phải được thực hiện theo đúng kỳ hạn và quy định.

Mã số thuế: Doanh nghiệp sẽ có mã số thuế (MST) mới. MST cũ của hộ kinh doanh sẽ được chuyển đổi thành MST cá nhân của chủ hộ.

6. ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM KHI CHUYỂN TỪ HỘ KINH DOANH LÊN DOANH NGHIỆP

Ưu điểm:

• Được hoạt động dưới tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thuận tiện hơn trong các giao dịch dân sự, vay vốn ngân hàng;
•  Chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ của công ty;
•  Nhận được nhiều sự hỗ trợ hơn từ các hiệp hội nghề nghiệp, tiếp cận được với các ưu đãi đầu tư từ nhà nước.
• Khi hoạt động với chức năng mới, doanh nghiệp có thể huy động được sự tham gia góp vốn của tổ chức, cá nhân khác; dễ dàng hơn trong việc tiếp cận nguồn vốn cho vay của ngân hàng, có cơ hội mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh và nâng cao vị thế trên thương trường…

Đặc biệt, khi hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp còn được hưởng rất nhiều chính sách hỗ trợ của Nhà nước như:

• Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu, miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;
• Miễn phí thẩm định, lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện;
• Được tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ soạn thảo miễn phí hồ sơ thành lập doanh nghiệp;
• Được tư vấn, hướng dẫn miễn phí về các thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán trong 03 năm đầu;
• Miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp có thời hạn theo quy định.

Nhược điểm:

• Thủ tục phức tạp: So với hộ kinh doanh, các thủ tục thành lập, vận hành, và báo cáo của doanh nghiệp phức tạp hơn rất nhiều.
• Chi phí hoạt động cao hơn: Doanh nghiệp phải chịu nhiều loại chi phí hơn như chi phí kế toán, kiểm toán, bảo hiểm xã hội, và các loại thuế.
• Quản lý chặt chẽ hơn: Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về kế toán, thuế và lao động. Sai sót có thể dẫn đến các khoản phạt lớn.

7. KẾT LUẬN:

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là một bước đi chiến lược quan trọng. Quyết định này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính, pháp lý và quản lý. Các ưu đãi từ nhà nước như miễn giảm thuế, phí đăng ký lần đầu là động lực lớn, nhưng chủ hộ kinh doanh cần cân nhắc cẩn thận những thách thức và trách nhiệm mới đi kèm. Hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. 

Và để việc chuyển đổi trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn, bạn có thể lựa chọn đồng hành cùng Bee Pro. Hiện tại, BeePro không chỉ hỗ trợ trọn gói thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp mà còn tặng kèm chữ ký số – công cụ bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử. Đây là ưu đãi giúp bạn vừa tiết kiệm chi phí, vừa yên tâm tập trung phát triển kinh doanh ngay từ những bước đi đầu tiên