Cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 online đơn giản

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ đối với người lao động và doanh nghiệp nhằm đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Nhờ sự phát triển của công nghệ, việc quyết toán thuế TNCN năm 2025 có thể thực hiện hoàn toàn online, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. BEE PRO sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện quyết toán nhanh chóng, đơn giản và cập nhật những quy định quan trọng qua bài viết dưới đây.

Xem thêm:

• Các báo cáo quyết toán cuối năm
• Báo cáo thuế là gì? Những báo cáo cần nộp theo từng thời điểm
• Các loại chứng từ thanh toán, vai trò và lưu ý khi sử dụng

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc người nộp thuế thực hiện kê khai, tính toán lại số thuế đã tạm nộp trong năm và xác định số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn lại. Việc quyết toán này giúp cơ quan thuế kiểm soát việc thực hiện nghĩa vụ thuế, đảm bảo tính công bằng trong thu thuế.

Mỗi năm, người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải thực hiện quyết toán thuế TNCN theo đúng quy định. Việc này giúp xác định số tiền thuế phải nộp thêm nếu chưa đủ hoặc được hoàn lại nếu đã nộp dư.

Năm 2025 có một số thay đổi quan trọng về quyết toán thuế TNCN đã được áp dụng, các quy định bao gồm:

• Thay đổi về mức giảm trừ gia cảnh. Cơ quan thuế có thể điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh nhằm phù hợp với điều kiện kinh tế và mức lương trung bình.
• Cập nhật phương thức nộp hồ sơ quyết toán. Việc quyết toán thuế online ngày càng phổ biến, giúp cá nhân dễ dàng thực hiện mà không cần đến trực tiếp cơ quan thuế.
• Điều chỉnh về thuế suất. Một số trường hợp có thể áp dụng mức thuế suất mới, tùy thuộc vào thu nhập và chính sách tài chính của Chính phủ.

Người lao động cần cập nhật các thay đổi này để đảm bảo thực hiện quyết toán thuế đúng quy định, tránh sai sót hoặc chậm trễ.

Đối tượng cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định, không phải tất cả các cá nhân có thu nhập đều phải thực hiện quyết toán thuế. Những đối tượng sau bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành gồm:

Tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập

Các tổ chức doanh nghiệp trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm quyết toán thay cho thu nhập cá nhân khi:

• Có thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong năm.
• Có trả thu nhập cho cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và cá nhân đó ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp.

Tổ chức trả thu nhập không cần quyết toán thay cho cá nhân nếu cá nhân đó không ủy quyền hoặc có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau.

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công

Đối với những cá nhân có nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công phải tự quyết toán nếu:

• Có số thuế TNCN phải nộp thêm sau khi quyết toán.
• Có số thuế TNCN nộp thừa và hoàn thuế hoặc bù trừ cho kỳ sau.
• Có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau và không có ủy quyền quyết toán cho tổ chức chi trả thu nhập.

Cá nhân có thu nhập từ kinh doanh

Các cá nhân kinh doanh phải quyết toán thuế nếu thuộc diện nộp thuế theo phương pháp kê khai. Tuy nhiên, trường hợp cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán thì không phải quyết toán thuế.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài

Cá nhân là người cư trú tại Việt Nam nhưng có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nước ngoài cũng phải quyết toán thuế tại Việt Nam. Thu nhập này có thể được tính theo nguyên tắc thu nhập toàn cầu. Tuy nhiên, có thể áp dụng các hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định như sau:

• Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho cá nhân. Hạn chót nộp hồ sơ là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. 
• Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tự quyết toán với cơ quan thuế. Hạn chót nộp hồ sơ là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. 

Cụ thể, đối với thu nhập phát sinh trong năm 2024:

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập: hạn chót nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là ngày 31/3/2025.
• Cá nhân tự quyết toán: hạn chót nộp hồ sơ là ngày 30/4/2025.

Lưu ý, nếu thời hạn nộp hồ sơ trùng với ngày nghỉ theo quy định, thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo. Nếu quá thời hạn này mà không thực hiện quyết toán, cá nhân có thể bị xử phạt hành chính.

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để đảm bảo quá trình kê khai diễn ra thuận lợi. Dưới đây là danh sách các giấy tờ quan trọng cần có trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN:

Tờ khai quyết toán thuế TNCN

Tờ khai quyết toán thuế TNCN là tài liệu quan trọng giúp cá nhân kê khai thu nhập, các khoản giảm trừ và số thuế đã nộp trong năm. Việc kê khai đúng và đầy đủ giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời tránh sai sót trong quá trình quyết toán.

• Mẫu số 02/QTT-TNCN: dành cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN: bảng kê chi tiết về thu nhập chịu thuế, thuế đã khấu trừ và các khoản giảm trừ (nếu có nhiều nguồn thu nhập).

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Là chứng từ do doanh nghiệp hoặc tổ chức trả thu nhập cấp cho cá nhân để xác nhận số thuế đã bị khấu trừ trong năm. Được sử dụng để kê khai số thuế đã nộp và xác định số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế được hoàn lại.

Bảng kê chi tiết thu nhập từ nhiều nguồn (nếu có)

Nếu cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn (nhiều công ty hoặc hợp đồng lao động khác nhau), cần có bảng kê tổng hợp thu nhập và thuế đã khấu trừ từ từng đơn vị.

Hồ sơ chứng minh các khoản giảm trừ

• Giảm trừ gia cảnh: Bản đăng ký người phụ thuộc (nếu có) và các giấy tờ chứng minh mối quan hệ như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận nuôi dưỡng.
• Bảo hiểm bắt buộc: Giấy tờ chứng minh các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Hóa đơn hoặc chứng từ xác nhận khoản đóng góp hợp lệ.

Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu

Đây là một trong những thông tin cần thiết để bạn có thể quyết toán. Chính vì thế bạn nên chuẩn bị trước CMND/CCCD/Hộ chiếu để xác thực thông tin cá nhân.

Tài khoản ngân hàng cá nhân (nếu đề nghị hoàn thuế)

Số tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn thuế (nếu có số thuế đã nộp thừa và đủ điều kiện hoàn thuế).

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình quyết toán thu nhập cá nhân diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý.

Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân online đơn giản

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một trong những nghĩa vụ quan trọng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Ngày nay, người lao động có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN qua online nhanh chóng mà không cần phải đến trực tiếp cơ quan thuế. 

Đăng ký tài khoản

Bước 1: Truy cập vào trang web: https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan/Request . Chọn Đăng ký để thực hiện đăng ký tài khoản.

Bước 2: Tại đây bạn cần nhập mã số thuế, mã kiểm tra, và chọn mục cá nhân. Sau đó nhấn Đăng ký là thành công quá trình đăng ký.

Bước 3: Thêm các thông tin đầy đủ như số điện thoại, email, mã xác nhận. Sau đó nhấn Tiếp tục.

Bước 4: Đến bước này hệ thống sẽ hiển thị tờ khai Đăng kí giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.

Bước 5: Tại bước này có hai trường hợp xảy ra:

• Nếu đã có mã xác nhận từ cơ quan thuế. Hệ thống sẽ thông báo hoàn tất đăng ký, đồng thời gửi thông báo qua email và mật khẩu đăng nhập đến số điện thoại đã đăng ký.
• Nếu chưa có mã xác nhận từ cơ quan thuế. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo: “Để đảm bảo bảo mật thông tin, vui lòng đến cơ quan thuế gần nhất để hoàn tất đăng ký (mang theo CMND/CCCD/Hộ chiếu).”

Cuối cùng nhấn Kết thúc và hoàn tất đăng ký. 

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân Online

Bước 1: Truy cập vào hệ thống tổng cục thuế tại: https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan/Request

Bước 2: Đăng nhập qua cách nhập thông tin mã số thuế và nhập mã kiểm tra để có thể đăng nhập.

Bước 3: Sau khi đã đăng nhập thành công chọn Quyết toán thuế sau đó chọn Kê trai trực tuyến.

Bước 4: Điền nội dung kê khai đầy đủ như tên người gửi, địa chỉ, điện thoại liên hệ và email. Ở phần chọn tờ khai chọn 02/QTT-TNCN -Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Thông tư 80/2021). Sau đó chọn mục cơ quan thuế quyết toán và hoàn thành các mục phía sau.

Bước 5: Kê khai trực tuyến tờ khai quyết toán thuế theo các nội dung như hiển thị. Sau khi nhập đầy đủ thông tin hệ thống sẽ tự động tính toán số thuế cần nộp thêm hoặc số thuế được hoàn lại. Cuối cùng chọn Hoàn thành kê khai.

Bước 6: Chọn Kết xuất XML để tải tờ khai về máy tính. Sau đó chọn Nộp tờ khai bao gồm: file hợp đồng, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Kế đến nhập Mã kiểm tra và nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 7: Cuối cùng nhập mã OTP được gửi qua điện thoại để hoàn thành.

Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân online giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt là trong bối cảnh số hóa hiện nay. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách nhanh chóng và chính xác. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp để tránh sai sót.

Kết luận

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một nghĩa vụ quan trọng đối với mọi người lao động có thu nhập chịu thuế. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện quyết toán đúng hạn giúp cá nhân tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi về thuế. Bạn có thể sử dụng phương thức quyết toán thuế online để tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện. Nếu có thắc mắc nào về thuế hãy liên hệ với BEE PRO để được hỗ trợ nhé!

BEE PRO

Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Cập nhật các bài viết từ BEE PRO để biết thêm thông tin mới nhất về kế toán, thuế và các quy định chính sách cập nhật.

BEE PRO – Đồng hành tận tâm!