Hóa đơn điện từ là gì? Hướng dẫn đăng ký và cách sử dụng

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy nhờ tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Vậy hình thức hóa đơn này là gì? Doanh nghiệp cần làm gì để đăng ký và sử dụng hiệu quả? Cùng tìm hiểu về loại hình hóa đơn này ngay bài viết dưới đây!

Xem thêm:

• Điểm mới luật Bảo hiểm xã hội 2024
• Mở trung tâm dạy thêm cần thỏa điều kiện và làm thủ tục gì?
• Mã số thuế đuôi 888 là gì? Đối tượng sử dụng và cách thức đăng ký

Hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại chứng từ kế toán được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương thức điện tử. Không giống như hóa đơn giấy truyền thống, HĐĐT được tạo lập và lưu trữ trên hệ thống máy tính, có tính bảo mật cao và dễ dàng truy xuất khi cần.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.

Hiện nay, có 5 loại hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: sử dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn xuất khẩu: áp dụng trong các giao dịch xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn khác: bao gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử.
• Chứng từ điện tử: Gồm các loại chứng từ khác có giá trị tương đương hóa đơn theo quy định pháp luật.

Lợi ích hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, cơ quan quản lý thuế và cả khách hàng. So với hóa đơn giấy truyền thống, đây là loại hóa đơn giúp tối ưu hóa quy trình xử lý, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính an toàn, minh bạch trong giao dịch. Một số lợi ích nổi bật có thể nhắc đến như:

Tiết kiệm chi phí

Lợi ích đầu tiên, đây là loại hóa đơn giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn. Không cần sử dụng giấy mực, hạn chế chi phí phát sinh do mất hoặc hỏng hóa đơn.

Giảm thiểu sai sót

Được lập và xử lý tự động trên hệ thống, giúp hạn chế lỗi nhập sai thông tin. Dễ dàng kiểm tra và sửa đổi (nếu có sai sót), không mất nhiều thời gian như hóa đơn giấy.

Nhanh chóng và tiện lợi

Hóa đơn có thể được gửi ngay lập tức qua email hoặc hệ thống quản lý. Doanh nghiệp không cần mất thời gian giao nhận hóa đơn như trước đây.

An toàn và bảo mật

Những hóa đơn sẽ được mã hóa và ký số, giúp đảm bảo tính xác thực, chống giả mạo. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống, tránh mất mát do hỏa hoạn, thiên tai.

Hỗ trợ quản lý và kiểm soát tốt hơn

Cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp thuận tiện tra cứu, xuất báo cáo khi cần.

Tóm lại, hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về mặt chi phí và quản lý mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tuân thủ quy định pháp luật và góp phần bảo vệ môi trường. Vì vậy, việc triển khai hình thức hóa đơn này là xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa hiện nay.

Hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến vì những lợi ích mà chúng mang lại. Do đó, nhu cầu đăng ký và sử dụng loại hóa đơn này ngày càng được doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong quá trình tiếp cận và triển khai hệ thống hóa đơn này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp đăng ký và sử dụng một cách hiệu quả.

Điều kiện đăng ký

Trước khi tiến hành đăng ký hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo thỏa một số điều kiện để có thực hiện đăng ký. Một số điều kiện bao gồm:

• Có mã số thuế hợp lệ.
• Có chữ ký số hợp pháp.
• Có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Các bước đăng ký

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn

Doanh nghiệp cần chọn một đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín, đáp ứng yêu cầu theo quy định của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Mẫu hóa đơn dự kiến sử dụng.
• Quyết định sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
• Văn bản đề nghị đăng ký hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế.

Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ phê duyệt

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế và chờ cơ quan thuế phê duyệt.

Bước 4: Bắt đầu phát hành

Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành và quản lý hóa đơn theo quy định.

Trên đây là các điều kiện và bước cần thiết để đăng ký hóa đơn điện tử. Hy vọng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn thực hiện quy trình một cách hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ hoặc tìm kiếm một đối tác uy tín để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra an toàn và chính xác, bạn có thể liên hệ BEE PRO.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và tránh sai sót, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định quan trọng. Dưới đây là một số điều doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn: phải có đầy đủ các thông tin theo quy định, bao gồm mã số thuế, chữ ký số, ngày lập, giá trị hóa đơn…
• Lưu trữ dữ liệu đúng quy định: phải được lưu trữ trong vòng 10 năm theo quy định pháp luật.
• Bảo mật thông tin hóa đơn: doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống bảo mật tốt để tránh thất thoát dữ liệu.
• Định kỳ kiểm tra, đối chiếu: để tránh sai sót, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế.

Với những lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp tránh các sai sót không đáng có, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu quy trình kế toán.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ quy định pháp luật. Để áp dụng thành công, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp uy tín như BEE PRO, giúp đáp ứng đúng quy định và vận hành hệ thống hóa đơn này một cách hiệu quả.

BEE PRO

Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Cập nhật các bài viết từ BEE PRO để biết thêm thông tin mới nhất về kế toán, thuế và các quy định chính sách cập nhật.

BEE PRO – Đồng hành tận tâm!