Chữ ký số là gì? Tìm hiểu về quy định pháp luật và quy trình tạo

Chữ ký số ngày càng được sử dụng phổ biến và trở thành một công cụ quan trọng trong hoạt động giao dịch điện tử. Đây là công cụ giúp cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp xác thực danh tính một cách an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Vậy chữ ký số là gì? Và nó mang lại lợi ích gì cho người sử dụng? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để giải đáp những thắc mắc này cùng BEEPRO nhé!

Xem thêm:

• Lưu ý khi thay đổi địa chỉ kinh doanh các doanh nghiệp đã biết?
• Pháp lý doanh nghiệp là gì? Các vấn đề pháp lý thường gặp
• Cập nhật mới nhất về Luật Quản lý thuế 2025

Chữ ký số là gì? Các loại chữ ký phổ biến hiện nay

Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa như sau: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác được.”

Hiểu một cách đơn giản đây là một công cụ quan trọng trong giao dịch điện tử. Giúp xác thực danh tính, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay.

Các loại chữ ký số phổ biến

Hiện nay, có bốn loại chữ ký phổ biến có thể kể đến là:

• USB Token: được sử dụng phổ biến nhất, và được lưu trữ trong thiết bị USB Token và cần có phần mềm hỗ trợ để ký tài liệu.
• HSM (Hardware Security Module): loại này được lưu trữ trên thiết bị phần cứng chuyên dụng. Nó giúp bảo mật tốt hơn và có thể tích hợp vào hệ thống doanh nghiệp.
• SmartCard: lưu trữ chứng thư số trên thẻ thông minh, sử dụng kết hợp với đầu đọc thẻ để ký số. Độ bảo mật cao, thường dùng trong ngành tài chính, ngân hàng hoặc các tổ chức yêu cầu xác thực mạnh.
• Loud (Chữ ký số từ xa): cho phép ký số trực tuyến mà không cần thiết bị lưu trữ vật lý, thuận tiện cho doanh nghiệp có nhu cầu ký số liên tục.

Mỗi loại chữ ký số có ưu điểm riêng, tùy vào mức độ bảo mật, tiện lợi và nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp để tối ưu hóa hoạt động giao dịch điện tử.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Không chỉ giúp đơn giản hóa các quy trình giao dịch, chữ ký số còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội như bảo mật thông tin, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý. Dưới đây là những lợi ích quan trọng khi sử dụng:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí: G\giảm bớt quy trình ký kết và lưu trữ giấy tờ.
• Bảo mật cao: hạn chế rủi ro giả mạo chữ ký hoặc chỉnh sửa tài liệu trái phép.
• Tính pháp lý cao: được công nhận theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Tăng hiệu suất làm việc: đẩy nhanh quá trình phê duyệt hợp đồng, hồ sơ.

Sử dụng chữ ký số đã trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại số. Tận dụng những lợi ích này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Sử dụng chữ ký số trong trường hợp nào?

Việc ứng dụng chữ ký số không chỉ giới hạn trong một lĩnh vực mà đang ngày càng trở nên phổ biến trong nhiều ngành nghề khác nhau. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà hình thức này thường được sử dụng:

• Kê khai thuế điện tử: doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký này để kê khai và nộp thuế trực tuyến.
• Kê khai bảo hiểm xã hội: việc ứng dụng chữ ký này trong kê khai BHXH giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự, tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro sai sót trong giao dịch với cơ quan bảo hiểm.
• Khai báo hải quan điện tử: hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng.
• Kê khai thuế lên cục chi thuế: doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để thực hiện kê khai các thông tin như nộp tờ khai thuế môn bài, báo cáo tài chính, báo cáo theo quý và gửi thông báo đến cơ quan thuế khi có sự thay đổi liên quan đến vốn điều lệ,… hoặc các điều chỉnh quan trọng khác.
• Giao dịch ngân hàng điện tử: ký số giúp xác thực các giao dịch tài chính một cách an toàn.
• Hợp đồng điện tử: hình thức này sẽ đảm bảo tính pháp lý của các hợp đồng ký kết trực tuyến.
• Chứng từ kế toán, hóa đơn điện tử: đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong các hoạt động kế toán.

Trên đây là những trường hợp thường sẽ sử dụng loại hình chữ ký số. Nhờ tính tiện lợi và bảo mật cao, nó đã trở thành công cụ không thể thiếu trong các giao dịch trực tuyến.

Những quy định pháp luật về chữ ký số

Chữ ký số không chỉ là một công cụ công nghệ mà còn chịu sự quản lý chặt chẽ của pháp luật. Ở Việt Nam, việc sử dụng hình thức này phải tuân thủ theo các quy định pháp lý nhằm đảm bảo tính hợp lệ và an toàn. Dưới đây là những văn bản pháp luật quan trọng liên quan đến chữ ký này.

Luật giao dịch điện tử 2005

Theo Điều 21 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu nếu đáp ứng các điều kiện:

• Được tạo ra bằng một phương pháp bảo mật riêng cho người ký.
• Có khả năng xác minh danh tính người ký.
• Gắn liền với dữ liệu được ký và không thể thay đổi sau khi ký.

Nghị định 130/2018/NĐ-CP

Nghị định này quy định chi tiết về cấp phép, quản lý và sử dụng chữ ký. Theo đó:

• Điều 3 định nghĩa chữ ký số là gì và nguyên tắc xác thực.
• Điều 8 quy định giá trị pháp lý của chữ ký này.
• Điều 9 nêu rõ chữ ký số hợp lệ phải do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp phát.
• Điều 10-11 quy định trách nhiệm của các bên liên quan khi sử dụng hình thức chữ ký trực tuyến này.

Thông tư 22/2020/TT-BTTTT

Thông tư này hướng dẫn chi tiết về tiêu chuẩn kỹ thuật của chữ ký số, yêu cầu bảo mật và cách thức vận hành hệ thống chữ ký này trong giao dịch điện tử.

Nghị định 165/2018/NĐ-CP

Nghị định này quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính, trong đó ký số là bắt buộc khi thực hiện các giao dịch như:

• Kê khai và nộp thuế điện tử.
• Ký số trên hóa đơn điện tử.
• Giao dịch hải quan điện tử.
• Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử

• Bắt buộc sử dụng ký số trên hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh.
• Quy định về thời điểm ký số trên hóa đơn và giá trị pháp lý của chữ ký số trong chứng từ kế toán.

Pháp luật Việt Nam đã có hành lang pháp lý rõ ràng để quản lý chữ ký số, đảm bảo tính pháp lý, an toàn và bảo mật trong giao dịch điện tử. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định trên để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.

Quy trình tạo chữ ký số

Để sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần thực hiện các bước đăng ký và kích hoạt theo đúng quy trình. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết và hợp lệ:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký

Trước tiên, doanh nghiệp cần chọn tổ chức cung cấp chữ ký số được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông. Một số nhà cung cấp phổ biến hiện nay gồm: Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, BEE PRO, MISA-CA…

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, bao gồm:

• Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật.
• Giấy đề nghị cấp chứng thư số theo mẫu của nhà cung cấp.

Bước 3: Ký hợp đồng và nhận thiết bị

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ cấp USB Token hoặc hướng dẫn cài đặt chữ ký số từ xa (Cloud CA). Tùy thuộc vào nơi mà bạn đăng ký sẽ cung cấp hình thức nào.

Bước 4: Cài đặt phần mềm chữ ký

Có hai phương phức sử dụng chữ ký phổ biến hiện nay:

• Đối với USB Token: người dùng cần tải và cài đặt phần mềm quản lý Token từ nhà cung cấp.
• Đối với Cloud CA: người dùng đăng nhập vào hệ thống của nhà cung cấp để sử dụng.

Bước 5: Kích hoạt và kiểm tra

Sau khi cài đặt thành công, các cá nhân và doanh nghiệp cần:

• Đăng nhập vào phần mềm chữ ký số
• Kiểm tra thông tin chứng thư số, bao gồm thời hạn sử dụng và đơn vị cấp phép
• Ký thử trên tài liệu để đảm bảo chữ ký hoạt động chính xác

Bước 6: Đăng ký với cơ quan quản lý

Đối với doanh nghiệp, chữ ký này cần được đăng ký với Tổng cục Thuế, Bảo hiểm xã hội, Hải quan hoặc các đơn vị quản lý liên quan để thực hiện giao dịch điện tử.

Trên đây là các bước quy trình để tạo một ký số cơ bản và an toàn. Việc tạo chữ ký số cần thực hiện theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính hợp lệ. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký này trong kê khai thuế, ký hợp đồng điện tử,…  một cách nhanh chóng và bảo mật.

Lợi ích khi đăng ký chữ ký số tại BEE PRO

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn khi thực hiện giao dịch điện tử. BEE PRO là đơn vị mang đến dịch vụ chất lượng cao với:

• Chi phí cạnh tranh, đa dạng gói dịch vụ phù hợp với nhiều mục đích và nhu cầu khác nhau
• Tích hợp dễ dàng với hệ thống doanh nghiệp
• Cung cấp dịch vụ và bàn giao là trong vòng 24 giờ
• Đảm bảo bảo mật cao với công nghệ mã hóa tiên tiến
• Thủ tục đăng ký nhanh chóng, đơn giản

Với những lợi ích vượt trội, BEE PRO là sự lựa chọn đáng tin cậy cho doanh nghiệp khi đăng ký chữ ký số. Dịch vụ chuyên nghiệp và hỗ trợ tận tình sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng chữ ký số trong mọi giao dịch quan trọng.

Kết luận

Chữ ký số là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện giao dịch điện tử an toàn, hợp pháp và hiệu quả. Với tính bảo mật cao, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý, hình thức này ngày càng trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong nhiều lĩnh vực. Để tận dụng tối đa lợi ích, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ từ BEE PRO để đảm bảo  tính chuyên nghiệp, an toàn và thuận tiện trong quá trình sử dụng.

BEE PRO

Cảm ơn bạn đã xem bài viết này. Cập nhật các bài viết từ BEE PRO để biết thêm thông tin mới nhất về kế toán, thuế và các quy định chính sách cập nhật.

BEE PRO – Đồng hành tận tâm!